Devis, facture, proforma : quelles différences et quand utiliser chacun ?

Si tu débutes une activité commerciale au Sénégal, tu vas vite te rendre compte que tes clients te demandent parfois "un devis", parfois "une proforma", parfois "une facture". Et ces trois documents ne sont pas interchangeables : ils interviennent à des moments différents du cycle de vente, ils n'ont pas la même valeur juridique, et ils ne se traitent pas pareil en comptabilité.

Ce guide t'explique chaque document avec des exemples concrets, et te donne un tableau de référence à garder sous la main.

Le devis : la promesse avant la commande

Le devis est un document pré-vente. Tu le rédiges quand un client potentiel te demande "combien ça coûte ?" pour une prestation ou un produit qui n'est pas encore commandé.

Sa fonction : fixer le prix et les conditions avant que le client ne s'engage. Une fois signé par le client (mention "Bon pour accord"), il devient un contrat commercial.

À retenir :

• Document non comptable : il ne déclenche pas d'écriture, ni de TVA
• Engagement réciproque une fois signé
• Validité limitée (généralement 30 jours)
• Peut être révisé tant qu'il n'est pas signé

La proforma : un devis "à l'export"

La proforma (ou "facture proforma") est un cas particulier du devis, utilisée principalement dans des contextes B2B, à l'export, ou pour des paiements bancaires en amont.

Concrètement, c'est une "facture provisoire" qui ressemble à une vraie facture (même structure, mêmes lignes, même total) mais qui n'a pas de valeur comptable. Elle sert à :

• Permettre au client de débloquer un crédit bancaire ou un transfert international
• Obtenir une licence d'import (le client doit présenter une proforma aux douanes ou à sa banque)
• Confirmer une commande avant fabrication ou expédition

Au Sénégal, la proforma est très demandée par les acheteurs publics et les entreprises qui doivent justifier une dépense en interne avant d'engager le paiement. Tu mentionnes clairement "FACTURE PROFORMA — non valable pour comptabilité" en haut du document.

La facture : le document final qui acte la vente

La facture est le seul document qui déclenche les obligations comptables et fiscales :

• Inscription au journal des ventes
• Calcul de la TVA collectée (à reverser à la Direction des Impôts)
• Calcul du chiffre d'affaires
• Justification d'un paiement reçu

Tu l'émets une fois la prestation effectuée ou la marchandise livrée. Au Sénégal, elle doit obligatoirement contenir :

• Numéro unique et date
• Identité complète du fournisseur (NINEA, RCCM)
• Identité du client
• Description précise des prestations / produits
• Montant HT, TVA (18 %), TTC
• Modalités de paiement

Une facture émise est irréversible : pour annuler, tu dois émettre un avoir (facture rectificative négative).

Tableau comparatif

Cas pratiques

Cas 1 — Plombier à Dakar (B2C)

Un client particulier appelle pour une rénovation de salle de bain. Tu te déplaces, évalues, et lui envoies un devis détaillé (matériel, main d'œuvre, délais). Il signe, tu travailles, tu lui envoies une facture à la fin. Pas de proforma nécessaire.

Cas 2 — Fournisseur de matériel informatique (B2B)

Une banque te commande 50 ordinateurs. Le service achat te demande une proforma pour valider le budget interne. Tu envoies la proforma, ils la valident, ils te transmettent un bon de commande, tu livres, tu envoies la facture finale.

Cas 3 — Export de mangues vers le Maroc

Un acheteur marocain veut 2 tonnes. Sa banque exige une proforma pour ouvrir un crédit documentaire. Tu l'envoies, sa banque verse les fonds à ton ordre, tu expédies, et tu envoies la facture qui sert de justificatif douanier.

Cas 4 — Restaurateur à Saly

Un client réserve une salle pour un mariage. Tu envoies un devis avec menu, capacité, services. Il signe avec un acompte de 50 %. Tu émets une facture d'acompte, puis une facture finale le jour de l'événement.

Le bordereau de livraison : le document oublié

Bonus : il existe un 4e document utile pour le commerce de marchandises — le bordereau de livraison. Il accompagne la marchandise lors du transport et atteste que le client a bien reçu les produits commandés.

Il est obligatoire pour les transports inter-régions (contrôle routier, douane interne) et utile en cas de litige sur "ce qui a été livré". Il ne remplace pas la facture mais la précède.

Erreurs fréquentes à éviter

• Émettre une facture pour un devis : tu déclares de la TVA sur une vente qui n'a pas eu lieu. Pénible à corriger.
• Faire une proforma avec valeur comptable : la proforma ne se déclare pas. Si tu l'utilises comme facture, tu fausses ta comptabilité.
• Pas de numérotation continue sur tes factures : la Direction des Impôts peut le considérer comme un signe de fraude.
• Modifier une facture déjà émise : émets toujours un avoir séparé. Une facture corrigée à la main n'a aucune valeur.

Pour aller plus loin

Lis aussi :

• Devis professionnel : modèle gratuit et 7 erreurs à éviter
• Comment créer une facture conforme au Sénégal
• La TVA au Sénégal : tout comprendre

Maintenant que tu connais la différence, plus jamais de mauvaise surprise quand un client te demande "envoie-moi une proforma".